Hiërogliefen en het archiveren van videotulen

Wat hebben Egyptische hiërogliefen en archiveren van videotulen met elkaar te maken? Dat ontdek je in dit artikel. Een interview met Relinde Reuvekamp en Esther Monteiro Snepvangers. Respectievelijk Projectleider/Adviseur Digitale Archieven en Projectleider e-depot bij Erfgoed Leiden en Omstreken. Erfgoed Leiden is een onderdeel van de gemeente Leiden dat voor 20 gemeenten en verbonden organisaties in de regio Leiden taken uitvoert op het gebied van monumentenzorg, archeologie en archieven.

In de afgelopen maanden werkten we vanuit Parlaeus nauw samen met Relinde en Esther om de proef-overbrenging van het Leidse Raadsarchief mogelijk te maken, conform de standaarden die Erfgoed Leiden hanteert voor het archiveren van Videotulen.

Wat zijn dat eigenlijk videotulen?

“Videotulen is eigenlijk een verzamelnaam. Je kunt videotulen zien als een set. In die set zitten de opnames van een vergadering, dat kunnen video- of audio-opnames zijn, en alle stukken die bij een vergadering behandeld worden. We nemen dus niet alleen een video- of audio-bestand op in het archief, maar ook alle documenten en de bijbehorende metadata.

Zo moet bijvoorbeeld duidelijk zijn als een stuk vertrouwelijk is, op grond van welke wet- of regelgeving dat zo is en hoelang die vertrouwelijkheidstermijn duurt. Wij moeten weten vanaf welk moment iets openbaar gemaakt moet worden.”

Behalve de opnames, de agenda en de bijbehorende stukken wordt er tegenwoordig ook veel metadata gegenereerd doordat we opnames zijn gaan voorzien van sprekersinformatie en agendapunt informatie. Hoort dat ook allemaal bij videotulen?

“Ja, dat hoort er wel allemaal bij, maar niet alles is verplicht. Het is echter wel waardevol om die metadata zo goed mogelijk te bewaren. Sprekersinformatie bijvoorbeeld is zelfs in de nieuwste landelijke standaard voor het archiveren – de MDTO – nog niet gedefinieerd. Er is dus niet voorgeschreven hoe dat precies moet worden gearchiveerd. Daarom zijn we nu bezig met een werkgroep om ook voor al dat soort metadata een landelijk schema te maken. Totdat die klaar is, hanteren we binnen het ELO een zelfgemaakt schema.”

Wat is de uitkomst van het project dat jullie samen met Parlaeus hebben gedaan?

“We hebben de overbrenging van raadsvergaderingen van Leiden – en de samenwerkingspartner Oegstgeest – voorbereid. De uitkomst was dus een test-overbrenging. Dat hebben we gedaan op basis van de nieuwe MDTO-standaard. Alleen voor de video-metadata hebben we nog gebruik gemaakt van ons eigen tijdelijke schema. Parallel liep ook een test met CompanyWebcast waar we veel input hebben gehad voor het verbeteren van het nieuwe schema. We zijn nu bezig met de eerste echte overbrenging…”

Je zou zeggen de testen zijn gedaan, de eerste overbrenging is onderweg. Jullie zijn bijna klaar, bij de volgende gaat het vanzelf …?

“Dat zou je hopen ja … Maar zo simpel is het niet. We hebben nu natuurlijk wel een handleiding en we kunnen het uitgedachte schema aanbieden aan de leveranciers. En als wij ervaring hebben met de leverancier, dan is er daar al kennis. Ook dat scheelt al flink.

Tegelijk merken we dat er per gemeente, binnen de systemen, verschillend wordt ingevuld. Dus ook al werken gemeenten met hetzelfde Raadsinformatiesysteem, de ene gemeente vult een veld wel in, maar een andere gemeente maakt van dat veldje geen gebruik. Dus dan heb je iets voor ogen bij het archiveren dat in de praktijk toch niet kan.

Of een gemeente heeft ervoor gekozen om alleen de videotulen in een RIS-systeem te zetten, maar de agendastukken zitten in een zaaksysteem. Dat moet dan weer gekoppeld worden aan elkaar.”

Dus het zal nog wel even puzzelen blijven?

“Ja. Het is soms behoorlijk puzzelen, maar dat vinden wij juist leuk. Overigens is dat niet alleen met videotulen zo, maar met heel veel digitale archivering. We zijn bezig met dingen die nog niet eerder gedaan zijn. Je kunt niet of nauwelijks een oplossing van de plank trekken en zeggen ‘zo doen we dat’. Dus we moeten nieuwe oplossingen bedenken voor heel veel digitaal materiaal dat wordt geproduceerd en dat gearchiveerd dient te worden. Dat gepuzzel kan voor buitenstaanders wel wat voelen als het ontcijferen van hiërogliefen.”

Wat kan een gemeente doen om het eenvoudiger te maken?

“Wij zien nu vaak dat een gemeente klem komt te zitten. Hun leverancier wil tot een zeker punt gaan in de voorbereiding, maar niet verder. Voor een goede overbrenging is er echter vaak meer werk aan de dataset van de gemeente noodzakelijk. Wij doen dat niet voor de gemeente omdat dit niet onze taak is …

In het geval van Leiden, waar Parlaeus nu voor werkt, lag dat anders, want deze testopname was een deel van de aanbesteding. Dat is heel prettig. Dan kunnen wij gelijk de aanlevereisen ook leveren. Want nu was een vereiste dat jullie (Parlaeus – red.) daaraan voldeden. Nou, dat is dus ook -succesvol – getest. Dus als gemeenten ons er vroeg bij betrekken dan weet iedereen waar die aan toe is.”

Er komt een nieuwe Archiefwet aan, waarin de overbrengingstermijn omlaaggaat van twintig naar tien jaar. Moeten griffies volgend jaar al klaar zijn om de overbrenging van de raadsperiode 2014-20218 te doen?

“Nee, want de termijn wordt niet met terugwerkende kracht verkort. Dus waarschijnlijk geldt vanaf 1 januari dat alles wat je op dat moment maakt, uiterlijk 10 jaar later gearchiveerd moet zijn. Tegelijk leeft de wens om toch al eerder te gaan overbrengen. Daar hebben we juist afgelopen week met de gemeente Leiden over gesproken. Want die termijn van 10 jaar knipt raadsperiodes dan in tweeën. We moeten daar denk ik nog een aanpassing maken. Hoe dan ook is 10 jaar tegenwoordig al lang. Wat ons betreft mogen gemeenten het ook eerder overbrengen. Als ze er klaar voor zijn, zijn ze welkom, wat ons betreft.

Wanneer de overbrenging naar het archief heeft plaatsgevonden, kan ik als inwoner er dan ook bij?

Esther: “Ha ha ha… Nee! Nooit meer. Dan zit het in de kluis. Nee, zonder gekheid: Daar zijn we op dit moment druk mee bezig inderdaad. Inwoners kunnen nu terecht in ons zoekportaal op https://erfgoedleiden.access.preservica.com/
In de nabije toekomst willen we een integrale zoekfunctionaliteit inrichten op de website van Erfgoed Leiden, zodat er een duidelijke toegang is voor al onze archieven, inclusief raadsinformatie.

Tegelijk moet je bedenken dat wij niet kunnen maken wat jullie systeem natuurlijk wel mooi heeft: Je klikt op een agenda-onderwerp en je springt naar het desbetreffende moment in het filmpje. Dat hebben wij niet. Dat staat in de metadata, maar je moet er straks wel zelf naar toe spoelen.” Relinde vult aan: “De raadsvergaderingen zijn nu actueel, die worden nu veel geraadpleegd. Maar op een gegeven moment, gaan mensen niet meer uitgebreid video’s bekijken. De informatie is er dan meer voor onderzoekers, voor hen is het hartstikke interessant als ze met de metadata kunnen zoeken. Maar die interactieve functionaliteit is minder relevant. Het gaat erom dat het bewaard wordt maar dat hoeft niet op de manier waarop het nu toegankelijk is.”