Ontsluit het verborgen goud van de raad

Waar moet je zijn voor een nieuw paspoort? Er zijn weinig mensen die dat niet weten. Waar vind je de belangrijkste maatschappelijke kwesties van jouw stad of dorp? De krant? Google? Twitter? Het RIS … ? (Het wát?) Dat antwoord is verre van eenduidig.

Dat is een probleem. De legitimiteit van de raad, die is aangenomen om maatschappelijke kwesties namens inwoners op te lossen (gemeentetaak nummer 1?), lijdt er namelijk onder als steeds minder mensen beseffen hoe relevant de raad is. En aan de legitimiteit van de raad wordt al flink geknaagd. ‘Burgerberaad’ heet het nieuwste leukste meisje op het participatieschoolplein.

Het is echter ook een geweldige kans. De raad heeft namelijk alle informatie over die maatschappelijke kwesties in huis. Die informatie zit opgeborgen in een grote dikke kist, met zware hangsloten, diep weggestopt in de kelders van de gemeentelijke website. Ze noemen het ‘het raadsinformatiesysteem’. Welnu: die kist moet open, de gouden bekers, kronen, munten en juwelen eruit. Stel ze aantrekkelijk en toegankelijk ten toon. Zet de poorten voor de inwoners wijd open en verwonder ze. Dat gaat een hoop scepsis over nut en noodzaak van de raad schelen.

24-karaats

Het verborgen goud van de raad zijn de onderwerpen, maatschappelijke kwesties, waarover de raad – samen met het college, de ambtenaren, inwoners, bedrijven en adviseurs – tot een oplossing probeert te komen. Windmolens, zonneparken, jeugdzorg, een nieuwe rondweg, vervanging van de riolering, de subsidie van de lokale omroep, een nieuwbouwplan, een asielzoekerscentrum. Puur, onvervalst, 24-karaats goud! In klompvorm wellicht. Maar in potentie aantrekkelijk en relevant voor alle inwoners. Maar hoe tover je dat ruwe goud van de raad om in juwelen? De lokale journalistiek is op sterven na dood. Sociale media zijn de versnippering ten top.

Stap 1

Als de raad zijn eigen werk serieus neemt, vormt hijzelf dé plek waarvan iedereen weet: daar moet ik zijn om te weten wat er in mijn omgeving speelt. Wat er op het spel staat, wat er al besloten is. Wie erbij betrokken zijn. Wat ‘men’ ervan vindt.

Tegenwoordig hebben we de mond vol over het belang van participatie. Maar participeren zonder dat je weet wat er speelt is f***ing lastig. Dus participatie begint met het begrijpelijk, aantrekkelijk en makkelijk vindbaar, ontsluiten van die relevante informatie. Stap 1 zeg maar, die tot nu toe is overgeslagen.

Gewichtig

De huidige ontsluiting faalt namelijk. Dat is geen onwil of kwade opzet. Het is zo gegroeid. Historisch heel verklaarbaar. Het RIS van nu, doet grotendeels wat we ervan vragen: raadsleden informeren. Zodat ze weten wáár ze, wannéér ze en waaróver ze moeten vergaderen. Die vergaderingen worden ook nog eens prachtig uitgezonden via het web met mooie koppelingen tussen de AV-installatie en het RIS. Er zijn gewichtige raadswebsites met statige groepsfoto’s en sierlijke statieportretten van raadsleden.

Maar wat het RIS níet doet is het goud, die maatschappelijke onderwerpen waarvoor raadsleden zich zo inzetten, ontsluiten. Er zit bijvoorbeeld geen verband in. Een onderwerp dat een aantal jaren speelt, verschijnt op allerlei agenda’s, maar die staan zo goed als los van elkaar.

Wat de meningen en belangen zijn die in die vergaderingen aan bod komen, is onmogelijk terug te vinden. Of er politieke draaien zijn gemaakt, is niet te achterhalen, tenzij je helemaal bent ingevoerd.

Skills

Hoe ontsluit je het goud van de raad? Daar moet wel wat voor gebeuren. In het whitepaper ‘Het verborgen goud van de raad’ – dat we binnenkort publiceren, krijg je een aantal handvatten. Het is een combinatie van skills en infrastructuur. Het belang van ‘andere skills’ wordt steeds beter onderkend. Steeds meer communicatiemensen vinden de weg naar de griffie. Meer echte storytellers, zou een aanwinst zijn. Griffiers met een sterke journalistieke of desnoods communicatie-achtergrond zou ook helpen.

Infrastructuur

Daarnaast moet de infrastructuur op de schop. De wijze waarop de informatie wordt gemaakt en gedeeld. Het zaaksysteem en (pdf-)documenten vormen bijvoorbeeld een groot obstakel. De informatie is daardoor niet herbruikbaar en slecht te publiceren. Ook de indeling van het RIS, gericht op agenda’s en vergaderingen, is ongeschikt. Er ontstaat geen onderlinge samenhang, die juist zo nodig is om begrijpelijk te ordenen.

Een vak-oplossing voor besluitvorming legt het noodzakelijke fundament, waarop samengewerkt kan worden en waardoor (gecontroleerd) publiceren mogelijk is. In de praktijk betekent dit een verbouwing, terwijl de verkoop gewoon doorgaat. Goed oppassen dus als je gaat aanbesteden! Cruciaal zijn online-tekst-editors, waardoor er teksten gemaakt kunnen worden die zowel in een pdf-document gefixeerd worden, als in html-teksten voor publicatie op het web. Daarnaast schept dat de mogelijkheid om online samen te werken, binnen de griffie, maar ook in het voortraject. Door ambtenaren, bestuursondersteuners, directie of college. Integraal denken en werken, gericht op het belang van besluitvorming voor alle betrokkenen, inwoners incluis.

Bewegwijzering

Voor de vindbaarheid is de huidige bewegwijzering ook een ramp. Als je al bedenkt dat je op de website van de gemeente moet zijn, raak je daar op de homepage de weg al kwijt. Wie bedenkt er nou spontaan, dat je voor de toegang tot maatschappelijke kwesties eerst op ‘bestuur en organisatie’ moet klikken, daarna op ‘gemeenteraad’, daarna op ‘raadsinformatie’ en dan op … begrijpt u wel?

Dus: op de homepage van de gemeente: een prominent menu met de tien actuele maatschappelijke kwesties van dit moment. Directe link naar de raadswebsite. En daar? Ja daar moet ook het nodige veranderen. De indeling van de raadswebsite en/of het RIS vraagt aanpassingen en nieuwe manieren van presenteren.

Samengevat: doorbreek de terreur van de toptaken en eis als raad jullie rechtmatige plek op de homepage van je gemeente op. PS: nee, niemand zit te wachten op een groepsportret. Zorg dat je daarna de bezoeker niet direct weer kwijtraakt. Vang ze op en faciliteer ze, neem ze mee op een begrijpelijke en aantrekkelijke tour door de complexiteit van de vraagstukken die op het bordje van de raad liggen.

Door consequent en met focus te investeren in aantrekkelijke ontsluiting, door je platform te positioneren en te promoten waar dat maar kan, neem je van lieverlee de vanzelfsprekende plek in. Dan stelt niemand meer de vraag waar hij moet zijn om te weten wat er speelt.

Koekkies

Is het opdelven en tentoonstellen van het goud van de raad makkelijk? Nee! ‘Makkelijk koekkies’ worden hier niet gebakken, zei mijn oma al. De inhoud ontsluiten betekent dat je risico loopt. Mensen, raadsleden, zullen er wat van vinden. Het vraagt overtuigingskracht en nieuwe vaardigheden. Leveranciers zullen in beweging moeten komen. (Of je zoekt leveranciers die al bewegen ;-)). Maar als je doet wat je deed, krijg je wat je kreeg. Einstein zei het al. Dus aan de slag, hulp is onderweg! Er staat te veel op het spel, om het niet te doen.

Meer weten? Download dan het complete whitepaper, met de knop hieronder.