Regionale Samenwerking

Veel informatie, veel deelnemers en toch overzicht houden

Steeds meer gemeenten bundelen hun krachten in steeds grotere regionale samenwerkingsverbanden. Hoe behoud je het overzicht als je met een aantal gemeenten regionaal samenwerkt? Hoe zorg je dat iedereen de juiste stukken ziet, daarop kan reageren en onderling kan communiceren?

Cruciaal in het oplossen van dit vraagstuk is het goed beheersen van documentenstromen én een uitgekiende oplossing om onderling te communiceren en te overleggen. Wij kunnen u hierbij helpen.

Praktische oplossing voor:

1. Permanente beschikking over groot aantal vaste documenten;

2. Eenvoudig lezen en bewerken van steeds wisselende informatie;

3. Tijd- en plaats onafhankelijke afstemming over documenten.

Toelichting:

Onze aanpak biedt voor al deze uitdagingen een samenhangende oplossing. Centraal staat de documentenbox die elke individuele deelnemer aan de samenwerking krijgt. Een deelnemer kan bijvoorbeeld een raadslid zijn, maar ook een wethouder, een ambtelijk secretaris van een stuurgroep of een beleidsmedewerker.

De oplossing is zo ingericht dat de digitale box van alle deelnemers gevoed kan worden door verschillende secretariaten tegelijker tijd. Verschillende bestuursdiensten, griffies of secretariaten van samenwerkingsverbanden kunnen dus aanleveren aan de documentenbox van alle deelnemers.
Daarbij kan een groot aantal secretariaten ook tegelijk werken aan dezelfde agenda’s/dossiers. Ze kunnen stukken aanleveren voor die agenda aan alle verschillende vergaderdeelnemers die daarbij betrokken zijn. De agenda is in wezen ook een mobiel digitaal dossier geworden dat steeds verder aangevuld kan worden.

Vaste en wisselende documenten

Alle betrokkenen hebben via een documentenportaal ook toegang tot alle vaste documenten die ten grondslag liggen aan regionale samenwerkingen. Ook deze documenten benaderen ze met onze App via hun tablet. Dezelfde app waarmee ze ook toegang krijgen tot actuele documenten die behandeld worden op vergaderingen van de regionale samenwerking, of bijvoorbeeld in de raads- of commissievergaderingen.

Communicatie in dezelfde omgeving

Tevens biedt onze App de mogelijkheid om notities op documenten te delen met anderen én te reageren op elkaars gedeelde notities. Zo is er doelgerichte themagebonden communicatie en afstemming mogelijk, onafhankelijk van tijd en plaats. Deze notities kunnen desgewenst ook met het secretariaat of een beleidsmedewerker/steller/auteur gedeeld worden om te verwerken in de bron documenten.

Integrale digitale besluitvorming

Wie nog meer integratie wil kan er ook nog voor kiezen om de productie van deze beleidsstukken in onze oplossing te laten plaatsvinden, waardoor er echt een volledig geïntegreerd digitaal besluitvormingsproces ontstaat.