Geïntegreerde Burgerparticipatie

Samenwerken én goed informeren, dat is de kunst

Inwoners… daar doe je het voor. Maar zoveel mensen, zoveel wensen. De een wil actief participeren en zelf plannen (mee)ontwikkelen. De ander is nauwelijks geïnteresseerd, maar boos als ie te laat te weinig weet. Ga er maar aanstaan. Burgerparticipatie anno 20nu is niet eenvoudig. Wij zien gemeenteraden worstelen met twee uitdagingen.

1. – Tijdig en toegankelijk informatie verstrekken.
2. – Samenwerking mogelijk maken én verbinden met besluitvorming.

Hierna ontdek je hoe Parlaeus je daarbij helpt.

1 – Informatiepositie burgers versterken

De raadsinformatiesystemen van dit moment zijn gebaseerd op vergaderprocessen. Stukken worden gepresenteerd in  agenda’s of als losse documenten. Daar maakt een inwoner natuurlijk geen chocola van. Die is niet geïnteresseerd in vergaderprocessen. Die wil iets weten over de besluitvorming rondom een maatschappelijke opgave. Of het nou dat zonnepark in zijn achtertuin is of de subsidie versstrekking voor de korfbal vereniging, het gaat om de maatschappelijke opgave en daar wil die inwoner iets over weten en (wellicht) bij betrokken zijn.
Dat vraagt om een andere manier van je informatie ontsluiten. Namelijk via thema’s (of dossiers in onze oplossing).

Wil je inwoners serieus nemen, begin dan met het versterken van hun informatiepositie. Maak informatie over besluitvorming toegankelijk door te kiezen voor ontsluiting op thema’s (en daarnaast natuurlijk ook via agenda’s en documenten). Heel vaak komt een onderwerp meerdere keren (en in meerdere gremia) op de een agenda. Daar raak je gemakkelijk de weg in kwijt. Met Parlaeus bied je overzicht vanaf het moment dat een thema gaat spelen, doordat je alle informatie in één dossier verzamelt. Dat dossier ontsluit je op een toegankelijke manier voor je inwoners. Met een tijdlijn, zodat iemand ziet wat er al gebeurt is én wat er nog aankomt. Begin het dossier met het opstellen van een begrijpelijke inleiding en of samenvatting en daar heb je de rest van de levensloop van het dossier, plezier van. Ook iemand die pas later in de materie duikt, ziet snel wat het verhaal is.

Om je informatie zo te organiseren is veel werk als je dat achteraf als griffie moet oplossen. Maar als je vanaf dag één met elkaar (ambtelijke ondersteuning, college- en raadsondersteuning) in één oplossing werkt (met behoud van onderscheiden rollen en rechten), profiteert iedereen van álle energie die in een dossier wordt gestopt.
Parlaeus maakt het mogelijk om dossier-gericht te werken aan de ontsluiting van ‘Besluitvormingsinformatie’.  Zelfs al loopt een besluitvormingstraject 40 jaar, in Parlaeus houd je het overzicht over de complete historie.

2 – Online samenwerken én aansluiten op besluitvorming

Burgerparticipatie en democratische vernieuwing zijn prachtig en dringend noodzakelijk. Tegelijk moet ergens de verbinding gemaakt worden tussen plannen en beleid. Tussen dromen en geld. Daarbij is het organiseren van een samenwerking tussen verschillende burgers en andere betrokkenen ook een grote uitdaging. Waar sla je documenten op? Wie beheert de toegang? Hoe houd je grip op verbeteringen, versies en varianten?
Het is essentieel om dat goed te regelen, anders zullen mooie initiatieven verzanden, hetgeen funest is voor de betrokkenheid op lange termijn.

Daarnaast moet vroeg of laat gecontroleerd worden of geld goed wordt uitgegeven, of de belangen goed afgewogen zijn, of plannen ook passen in het lange termijn plaatje. De Raad zit er niet voor niets. En trouwens: raadsleden zoeken ook in toenemende mate hoe ze zelf het initiatief kunnen nemen of kunnen aanhaken op burgerparticipatie.

Parlaeus maakt succesvolle samenwerking mogelijk.

1. Maak online  plannen met een team van inwoners, adviseurs en ambtelijke ondersteuning.

2. Verbindt  de plannen direct met het besluitvormingsproces, zodat er ook echt iets gebeurt.

Met Parlaeus werk je online samen aan plannen met mensen van binnen én van buiten de organisatie.  Dus met inwoners, adviseurs en bijv. ambtenaren. Je werkt samen aan een plan in een dossier. Is het plan af, dan kun je het dossier direct de besluitvormingsprocedure insturen. Ook de besluitvormingshistorie wordt opgenomen in het dossier. Ook als het tig keer langs een besluitvormingsgremium moet.

In Parlaeus maak je plannen én je neemt er goed gedocumenteerde besluiten over.  Lees er hier meer over.