Schriftelijk en Multimediaal
- Alle documenten overzichtelijk gepresenteerd;
- Video- en audioverslagen;
- Video live en OnDemand;
- Toegankelijk ontwerp publiekspagina’s;
- Maximale automatisering en integratie;
- Minimaal handmatig werk nodig.
Compleet, ontzorgd.
Er komt een hoop technologie kijken bij het verslaan van een raadsvergadering.
Je hebt niet alleen te maken met documenten en agenda’s, maar ook met de opstelling van de zaal, sprekersposten, camera’s, geluid, videoservers, internetverbinding, streamingdiensten, archiefvereisten, nabewerking, webpublicatie. En hoe houd je bij wat de meest actuele stand van de technologie is, zodat je geen achterhaalde oplossing aanschaft?
Je moet een behoorlijke hoeveelheid technisch inzicht hebben om te weten wat in jullie situatie het beste aansluit en datgene biedt wat jullie wensen.
Samen met een paar sleutelspelers in de keten hebben we een oplossing ontwikkeld die griffiers allereerst veel werk uit handen neemt. Maar tegelijk biedt onze oplossing een hele rijke uitzending zowel live als achteraf, met veel extra informatie, waardoor je raadsvergaderingen beter toegankelijk, doorzoekbaar en deelbaar worden.
Screenshots
Toegankelijke documenten
- Notulen
- Besluitenlijsten (evt. met toelichting per besluit)
- Actiepunten
- Stemverhoudingen
- Betere toegankelijkheid dankzij integratie me DossierFlow.
Verbeter toegankelijkheid
Wie als leek een gemiddeld raadsdocument moet begrijpen, heeft een uitdaging. Petje af dus voor raadsleden. Maar voor de verbinding met burgers zou het goed zijn om documenten beter te ontsluiten. Een paar ideeën:
- Je zou bijvoorbeeld aan documenten een burgersamenvatting willen kunnen toevoegen.
- Je zou documenten willen kunnen clusteren in één (politiek) dossier.
- En dat dossier moet je dan ook kunnen voorzien van een tijdlijn, zodat een burger kan zien waar hij in het proces is. Zo kan hij sneller bepalen of (en hoe) hij bijvoorbeeld nog invloed kan uitoefenen.
Daar heeft een griffie domweg de tijd en de mensen niet voor. Dat kan alleen maar als die informatie vanaf het allereerste begin wordt toegevoegd of aangemaakt op het moment dat een document wordt gecreëerd.
Precies daarom bieden we het instrument DossierFlow. Daarmee maak je documenten (en dossiers) die afgestemd zijn op het hele traject van bestuurlijke en politieke besluitvorming.
Live video en OnDemand
- Eenvoudig produceren van rijke
live- en ondemand stream - Automatisch toevoegen sprekersinformatie
- Stemmingsuitslagen in beeld
- Speech-to-tekst
- Tekst doorzoekbare video
Geavanceerd
Tijdens de vergadering kan een griffiemedewerker via het Parlaeus-dashboard per agendapunt aangeven welk agendapunt aan de orde is. Hiermee is het agendapunt meteen geïndexeerd.
Na de vergadering moet het video-/audioverslag geïndexeerd worden op spreker. Met behulp van stemherkenningstechnologie kan dit bijna helemaal geautomatiseerd worden. Er rest slechts een klein beetje werk.
Speech-to-text
We bieden ook de mogelijkheid voor automatische transcriptie van ‘speech’ naar ‘tekst’. Deze tekst kan dienen als ondertiteling bij het videoverslag. Daarnaast maakt deze tekst ook zoeken op tekst binnen een videoverslag mogelijk. De kwaliteit van de transcriptie is al behoorlijk hoog, maar we raden wel een extra controleslag aan.
Minimaal werk, maximale output
- Automatisch indexeren op agenda
- Automatisch indexeren op spreker
- Automatische stemherkenning
- Automatisch toevoegen stemmingsinformatie
- Automatisch koppeling Agenda
Verregaande integratie
Parlaeus maakt van een gewone raadsvergadering een slimme raadsvergadering. Daarin is zonder extra moeite wél veel extra informatie beschikbaar voor belangstellenden.
Slimme raadvergadering
Het geheim zit hem in een verregaande integratie van verschillende stukken techniek die komen kijken bij het publiceren van de vergadering. Het gaat om de afstemming tussen het vergadermanagementsysteem , de camera- en audioregistratie, de beheersoftware van de sprekersposten, en de videostreams voor het web. De infographic hiernaast geeft weer hoe de techniek met elkaar verbonden is.
Voldoen aan de hoogste eisen
- Hoogste kwaliteit video
- Conform normen van Nationaal Archief
- Klaar voor opslag bij Beeld en Geluid
- Gekoppeld aan metadata en documenten
Toekomstgericht
Het verslaan van de raadsvergadering is niet alleen nu belangrijk, maar ook voor later. Daarom is het zaak om nu al te beginnen met opslag van videoverslagen op zo hoog mogelijke kwaliteit. Daarbij telt niet alleen het aantal pixels van de camera in de raadszaal, maar nog veel meer de ‘informatiediepte’. Bijvoorbeeld: legt u 5 tinten rood vast of 50. Moderne camera’s leggen nu al die rijke schakering aan kleuren vast. Maar bij een uitzending over het internet nu wordt het videobeeld in elkaar gedrukt, zoveel informatie kost teveel bandbreedte. Dus gaat die schakering terug van 50 naar 5 tinten. Prima voor nu op internet, maar niet voor over 10 jaar.
In onze oplossing archiveert u voor de toekomst. Op de hoogst haalbare kwaliteit. Tegelijk kunt u er nu eenvoudig mee uitzenden over internet en er extra informatie (sprekersgegevens, stemuitslagen) aan toevoegen. Diezelfde ‘metadata’ combineren we ook met de video op de allerhoogste kwaliteit.
Superieure veiligheid:
- ISO-gecertificeerd op organisatie én data opslag
- Redundante opslag in Nederlandse data-centers
- Jaarlijkse third party review van programmacode
- Voldoet aan zwaarste eisen Nederlandse Bank
- Jaarlijkse stress-test door ethical hackers
Naadloze integratie:
- Uitstekend koppelbaar aan omliggende systemen zoals
(DMS, Workflowsystemen, RIS of zaaksystemen) - Naadloos te koppelen met andere Parlaeus oplossingen
(Raadsinformatie, DossierFlow en Multimedia-verslaglegging)
Schrijf je in voor onze updates en ontvang het gratis e-book: Ondersteun besluitvorming
DocWolves ISO certificering
