Compleet in alle opzichten
- Native VergaderApp voor iPhone, iPad, MacOS, Android en Windows
- Alle instrumenten voor vergaderingen aanwezig: Agenda, verslagen, bijeenkomsten in meerdere zalen, Evenementen, Actiepunten, Besluitenboek etc etc.
- Ondersteuning voor subgroepen, voorzittersversie van de agenda etc.
- Eenvoudig ondersteunen van complexe overleg-
structuren zoals regionale samenwerkingen - Stukken inclusiefs annotaties meenemen naar verschillende gremia zoals: Collegebespreking, fractieoverleg, agendacommissie, commissie, raadsvergadering etc.
Waterscheidingen tussen gremia
De module Parlaeus Papierloos Vergaderen biedt volledige ondersteuning voor de gelaagdheid in een politiek besluitvormingsproces. We onderscheiden drie afzonderlijke strikt gescheiden secties waarbinnen verschillende overlegvormen worden ondersteund:
- Collegesectie (College, DT, MT, portefeuillehouder overleg, ambtelijk apparaat)
- Raadsectie (Raad, Presidium, Commissies, Coalities, driehoeksoverleg, agendacommissie)
- Partijsectie (voor elke partij, regionale samenwerkingen )
Screenshots
Gebruiksvriendelijk:
- Intuïtief ontwerp, geen training nodig
- Aantekeningen meenemen van de ene naar de andere vergadering
- Eenvoudig en razendsnel navigeren door grote agenda’s
- Overzichtelijke opzet: nooit de weg kwijt in documenten
- Met een tik terug bij de Agenda
- Snelle en duidelijke zoek- en filterfunctie
Toegankelijk via alle platforms
Vergaderdeelnemers krijgen hun eigen online documentenbox. Daarin plaatst het secretariaat of de griffie de agenda en de stukken. De stukken kun je benaderen via onze native vergaderapp (iOS, Windows, Android) maar ook via een browser op Laptop of PC. Er is ook een speciale native iPhoneApp.
Screenshots
Efficiënt vergaderen én voorbereiden:
- Alle stukken overzichtelijk bij elkaar
- Gebruiksvriendelijk en intuïtief
- Waar je ook bent stukken lezen en voorbereiden
- Notities op stukken delen met andere vergaderdeelnemers
- Veilig, stabiel en robuust
Nooit meer een document kwijt!
Dankzij onze in eigen huis ontwikkelde PDF-technologie blijft een vergaderset altijd overzichtelijk, makkelijk en supersnel doorzoekbaar. Alle documenten verzamelen we in één vergaderbundel. Met één vingerbeweging ga je van pagina 5.580 terug naar de agenda op pagina 1 en weer terug.
Uit de praktijk weten we dat agenda’s (of dossiers) met een omvang van meer dan 20.000(!) pagina’s, eenvoudig hanteerbaar blijven zonder dat je er in verdwaald.
Screenshots
Veel annotatievormen:
- Arceren, markeren en annoteren in aanpasbare kleuren.
- Prive-notities, krabbels, tekstvlakken, weblinks.
- Handtekeningen zetten (binnenkort ook gewaarmerkt ondertekenen)
- Stukken en annotaties meenemen naar verschillende gremia zoals: (Collegebespreking, fractieoverleg, agendacommissie, commissie, raadsvergadering etc.)
Aantekeningen volgen de gebruiker
In onze oplossing vormen aantekeningen een aparte laag over de vergaderdocumenten heen. Elke notitie is met een ‘haakje’ aan het document eronder gekoppeld. Bij een nieuwe versie van een document wordt de aantekeningenlaag opgetild, het oude en het nieuwe documenten verwisselen, waarna de aantekeningen weer terug op hun plaats zakken. Zo blijven notities altijd op de plek waar ze gemaakt zijn.
Ook als de volgorde van de vergadering wordt omgegooid, blijven aantekeningen daar waar ze horen. En verschuift de behandeling van een document naar een volgende agenda, of wordt het document in een ander gremium besproken, dan gaan de aantekeningen daar gewoon mee naar toe.
Gericht op communicatie:
- Notities delen met andere vergaderdeelnemers
- Stukken én annotaties meenemen van ene naar andere vergadering
- Reageren op notities van andere vergaderdeelnemers
- Uitgebreide actiepunten en bewaking
- Eigen to-do’s toevoegen
- Ingebouwde Enquête functionaliteit
Identificeer hamerstukken
Een vergadering wordt een stuk efficiënter als je tijdig weet over welke onderwerpen je niet hoeft te praten. De Parlaeus Papierloos Vergader oplossing helpt om snel te zien wat hamerstukken zijn op een (concept)agenda.
Door de mogelijkheid van delen en reageren op elkaars notities, kan gerichte communicatie op een specifiek punt al voor de vergadering duidelijkheid verschaffen over de noodzaak tot behandeling.
Door de ‘request’-tool die binnenkort beschikbaar is, kan een secretariaat of een griffie, een korte enquête houden onder de vergaderdeelnemers.
Screenshots
Superieure veiligheid:
- ISO-gecertificeerd op organisatie én data-opslag
- Redundante opslag in Nederlandse data-centers
- Jaarlijkse third party review van programmacode
- Voldoet aan zwaarste eisen Nederlandse Bank
- Jaarlijkse stress-test door ethical hackers
Voorkom Imagoschade
Privacy en data-veiligheid worden steeds belangrijker. Ook politieke organisaties worden steeds vaker gehackt. E-mail is in toenemende mate onveilig. En de impact van een hack of datalek zijn groot.
Zelfs als een organisatie volkomen transparant is en niets te verbergen heeft, levert een hack grote imago- en vertrouwensschade op.
Parlaeus stelt de allerhoogste eisen aan veiligheid. Lees in dit blog (bij ons zusterlabel OurMeeting) hoeveel energie wij besteden aan veiligheid en privacy.
Naadloze integratie:
Parlaeus papierloos vergaderen maakt deel uit van een complete suite van oplossingen voor bestuurlijke besluitvorming. Het spreekt voor zich dat er een naadloze aansluiting is op de verschillende onderdelen.
Koppelingen met anderen
Parlaeus papierloos vergaderen heeft de beschikking over verschillende koppelingen met software die veel gebruikt wordt bij overheden.
Onze filosofie is: koppelen is een mindset. Technisch is het zelden een probleem. Het vraagt inzet en bereidwilligheid van alle partijen om een koppeling succesvol tot stand te brengen.
Vraag een vrijblijvende
demonstratie aan
DocWolves ISO certificering
