Corporate amnesia?

“Wat hebben we daarover ook alweer besloten…?” Vragende blikken vliegen over tafel. “Volgens mij zouden we dit toch niet doen?” zegt iemand. “Jawel…” riposteert een ander “…maar onder voorwaarden!” De secretaris bladert ondertussen driftig in zijn papieren. Anderen openen hun Google Drivemappen en gaan kopje onder in een mappenstructuur van jaren… De verwarring neemt toe, de vergadering stokt. Het punt wordt geparkeerd, tot de corporate amnesie is opgelost. Een van de redenen waarom vergaderen vaak niet zo leuk is.

Herkenbaar? Vast. Dit gebeurt in talloze organisatie, zowel publiek als privaat, zowel klein als groot. En dat is niet onlogisch. Dat wil niet zeggen dat de secretaris of griffier zijn werk slecht doet. De oorzaak is een historische werkwijze die vrij klakkeloos is geautomatiseerd. Nu komen we tot het inzicht, dat we eigenlijk iets anders beogen. Dat vraagt dus ook om anders automatiseren.

In beweging brengen

Vergaderen doen we al een tijdje. De waterschappen in Nederland vormen internationaal een mooi voorbeeld van onze overlegcultuur die al honderden jaren functioneert. We stellen een agenda op met punten waarover voortgang geboekt moet worden. (De letterlijke herkomst van het woord agenda is ‘in beweging brengen’.) Bij de agenda voegen we stukken over de betreffende punten toe, die aan de deelnemers ter hand worden gesteld. Tijdens de bijeenkomst worden de beraadslagingen vastgelegd in notulen en besluiten, al dan niet onderbouwd met stemmingen, hetgeen wordt vastgelegd in het verslag dat in de volgende vergadering wordt vastgesteld, waarna het hele circus weer van voren af aan begint.

Zeker in de tijd waarin er slechts pen en papier beschikbaar waren, een logische gang van zaken. Dus toen de computer kwam werd dat proces eenvoudig digitaal doorgezet. Zo kwamen agenda’s en stukken terecht in mappenstructuren. In de pre-internettijd werd voor de distributie van de agenda en stukken gegrepen naar de kopieermachine. Pas toen het internet doorbrak ontstonden er oplossingen om de agenda en stukken digitaal te distribueren. Vaak als een setje documenten per e-mail maar steeds vaker ook via een speciale vergaderoplossing. De komst van de iPad bracht de definitieve doorbraak van de digitale ondersteuning. Er kwamen vergaderapps, waarin de agenda en de stukken werden opgenomen, daar kon je nog aantekeningen op maken ook!

Essentie onveranderd

Tegelijk bleef de essentie van de ondersteuning onveranderd. Er is een agenda met punten die behandeld moeten worden. Aan die punten hangen documenten. In de vergadering wordt punt voor punt afgehandeld. Aan het eind maken we een verslag en dan begint het weer van voren af aan bij de volgende vergadering.

Zo bouwt zich een archief op van agenda’s, verslagen en stukken. Als je dat ordelijk opslaat, heb je precies dat: een overzicht van agenda’s, verslagen en stukken. Met wat goede wil heb je ook nog een besluitenboek, waarin per vergadering de besluiten staan genoteerd.

Wat je echter niet hebt is inzicht in het besluitvormingsproces. Dat zit namelijk verstopt in die agenda’s, verslagen en stukken. Wil je weten hoe de opbouw van besluitvorming rondom thema x is geweest, heb je een uitdaging. Je moet agenda voor agenda, verslag voor verslag doornemen om alle behandelmomenten rond dat onderwerp te vinden en op een rij te zetten. Wie heeft welk standpunt ingenomen? Welke belangen zijn er wel of niet ter tafel gekomen? Wat hebben we exact besloten en wat waren de argumenten? Veel sterkte met zoeken. Zo krijg je de situatie uit het begin van dit verhaal. Je weet (hopelijk) met elkaar dat er eerder over is gesproken, maar wát er is gezegd (en waarom) is maar moeilijk boven water te krijgen.

Vergadering is een middel geen doel

Dat komt omdat we het vergaderproces zijn gaan automatiseren en niet het besluitvormingsproces. Nu is er in principe niets mis met vergaderingen en het is logisch om het vergaderproces te automatiseren het blijft immers nuttig om in goed overleg samen stappen te zetten.

Daarbij kan het helpen om te realiseren dat vergaderingen geen doel zijn, maar een middel. Het doel is: besluiten nemen, zodat zaken voortgang krijgen.

De vergadering zal dus blijven, alleen de ondersteuning moet veranderen. Daarin kan AI natuurlijk een rol spelen, maar er is nóg iets nodig.

Van momentopname naar levensloop

De agenda kun je zien als een momentopname van een verzameling min of meer losse onderwerpen. Om grip te krijgen op het besluitvormingsproces heb je behoefte om de levensloop te doorgronden. Die levensloop is eigenlijk een ordelijke weergave van alle momentopnames.

Om dat overzicht over een onderwerp te creëren heb je dus een extra laag nodig, die verschillende behandelmomenten met elkaar verbindt. Als een kralenketting dat van het ene agendapunt naar het andere agendapunt loopt. Steeds als het onderwerp behandeld wordt, komt er een kraal op de ketting bij. Soms duurt het maanden voor er een nieuwe kraal op de ketting komt. Maar zolang alle behandelmomenten maar netjes een kraaltje worden op de ketting, ontstaat het benodigde overzicht.

Dan kun je bijvoorbeeld een tijdlijn maken. In zo’n tijdlijn horen alle gebeurtenissen thuis die voor het onderwerp van belang zijn geweest. Dus de agendapunten, maar ook de bijdrages van de deelnemers en de besluiten/stemmingen. Om zo’n tijdlijn met de hand op te bouwen is arbeidsintensief. Liever dat je software dat doet.

Dossiers ontsluiten het besluit

Dat vraagt iets nieuws van software. Niet alleen moet de agenda opgesteld en verdeeld kunnen worden. De software moet ook in staat zijn om agendapunten van verschillende agenda’s door de tijd heen, met elkaar te verbinden.

Dat is een andere manier van werken, waarin niet de vergadering (en dus de agendavorming) centraal staat maar het onderwerp (en dus de workflow rond een besluit). Die workflow kan eenvoudig zijn. Elk onderwerp begint met een idee. Dat idee wordt vertaald naar een voorstel, het voorstel komt op de agenda en er volgt een besluit. Alleen dit eenvoudige traject kan natuurlijk meerdere vergaderingen van meerdere gremia moeten passeren.

De crux is dat het onderwerp (dat dus begint met een idee) het begin vormt van een dossier. Vanuit dat dossier worden de verschillende beslismomenten gepland en aangedaan. Zoals een treintje verschillende stationnetjes passeert. Elke behandelmoment levert informatie op (bijdrages, documenten, meningen, stemmingen etc) die in het dossier terecht komen.

In het dossier breng je vervolgens de tijdlijnen en andere ordening aan, waardoor iedere belanghebbende snel het gewenste overzicht heeft.

Van document naar data

Daarbij is nog een tweede aspect belangrijk. De historie van automatisering heeft ons documenten gebracht. Verslagen, notulen en agenda’s zijn veelal word-documenten, omgezet naar PDF. Maar zonder het te beseffen hebben we daarmee een soort ‘informatie-gevangenissen’ gemaakt. Zeker de PDF-documenten maken dat de informatie die ín die documenten zit, moeilijk herbruikbaar is.

Zo komen bijvoorbeeld besluitteksten terecht in documenten waar ze alleen maar met knip- en plakwerk, weer uitgehaald kunnen worden. Dat is omslachtig en ook slecht doorzoekbaar.

De ondersteuning moet dus ook zorgen dat informatie (data in de vorm van besluitteksten, argumentaties, samenvattingen of zienswijzes) beschikbaar komt om de besluitvorming inzichtelijk te maken voor deelnemers en belanghebbenden.

Dat vraagt dus de mogelijkheid om documenten ín de ondersteuningsoplossing te kunnen schrijven (en aanpassen). Zodat de data beschikbaar komt verderop in het proces. Zeker als je ook nog besluitvorming wilt kunnen publiceren op intra- of internet, is dat van belang.

Besluitvorming vraagt een vakoplossing

Het louter ondersteunen van vergaderingen is dus niet meer genoeg. Vergaderen is een middel, het doel is besluitvorming. Dat vraagt ondersteuning die daarop is afgestemd. Daarom bouwen wij aan een vakoplossing voor besluitvorming. Daarmee ondersteun je ook vergaderingen, maar juist door ook de aanloop naar de vergadering mee te nemen (net als de publicatie achteraf) kun je een einde maken aan dat ‘We hebben het hier toch eerder over gehad…’-effect.

Ben je benieuwd hoe dat in de praktijk werkt, vraag dan snel een vrijblijvende demo aan.