Zo worden vergaderstukken
online lekker leesbaar

Wethouders en raadsleden moeten veel lezen. En steeds meer doen ze dat online. Op hun laptop, iPad, computer of tablet. En eerlijk is eerlijk, dat is niet altijd een onverdeeld plezier. Begrijpelijk dat sommigen ondanks alle digitale hulpmiddelen toch liever stukken printen. Toch kan er veel gedaan worden om vergaderstukken online lekker leesbaar te maken.  Dit is de eerste van een serie van drie blogposts waarin we uitgebreid stilstaan bij de vraag hoe je lekker online kunt lezen én hoe mensen die politici en bestuurders ondersteunen, daaraan kunnen bijdragen.

• Deze eerste blogpost gaat over het kunststukje dat jouw hersenen uithalen, terwijl je dit leest: het lezen zelf.
• In de tweede post staan we stil bij de opmaak van ‘online documenten’. Daarbij zit een downloadbare poster met negen essentiële tips.
• De derde post staat stil bij techniek en omstandigheden waaronder je leest. Wil je niks missen?
  

Lekker online vergaderstukken lezen

Geen dag gaat voorbij zonder dat we nieuwsartikelen of werkdocumenten lezen vanaf een beeldscherm. Maar niet elke tekst leest even lekker van een smartphone, tablet of computer. Hoe komt dat? En: wat doen we eraan?

Weinig innovaties veranderden onze wereld zo veel als de computer, smartphone en tablet. Kinderen die nu opgroeien, kunnen eerder een tablet bedienen dan dat ze kunnen praten. Jongeren – maar ook talloze volwassenen – zijn vergroeid met hun smartphone. Concerten beleven we door het scherm van onze telefoon en ons werk doen velen van ons via de computer of laptop.

Urenlang spenderen we dagelijks achter een scherm. Lezen doen we steeds minder van papier. Ja, papieren boeken en tijdschriften bestaan nog, maar e-books en leesapps nemen steeds meer ruimte in op de boekenmarkt. Het is een kwestie van tijd dat we voorgoed afscheid nemen van papier. Ook op het werk.

De Correspondent

Hoewel lezen van een scherm steeds beter en natuurlijker gaat – denk aan de online magazine De Correspondent die in plaats van een papieren krant een app heeft die een optimale leeservaring biedt, kijk zelf maar eens op de website – valt er in veel organisaties nog een flinke slag te maken met digitaal lezen. Documenten worden vaak nog gewoon in Word getypt, met de verwachting dat de gebruiker deze uitprint en dus van papier leest. Nagedacht over de leesbaarheid van hetzelfde document op een elektronisch apparaat wordt er amper. Zeker voor raads- en collegeleden die beroepsmatig stapels dossiers, rapporten en beleidsstukken moeten doornemen, is dit een gemiste kans.

Hoe lezen we eigenlijk?

Hoe kunnen we deze slag naar leesbare, digitale documenten maken, zodat we de leeservaring van een tablet of laptop verbeteren? Om dit te begrijpen, hebben we inzicht nodig in ons eigen leesgedrag. Wat doen onze hersenen als we lezen en hoe slaan ze informatie op?

Dat leggen we uit samen met dr. Gert van der Vloed. Van der Vloed is doctor in de Psychologie en Human Technology Interfacing Expert bij FriendlyUsers. Oftwel: hij is expert in de menselijke cognitie en weet als geen ander hoe je technologie zo goed mogelijk laat aansluiten op de werking van de hersenen. Alles om de gebruiksvriendelijkheid van technologie te verbeteren.

Gert van der Vloed

‘Om even helemaal bij het begin te beginnen, onze ogen zijn eigenlijk niets anders dan herkenningsapparaten’, begint Van der Vloed. ‘Ze zijn gemaakt om objecten te herkennen. Niet alleen dieren op de grasvlakte, bomen, maar tienduizenden jaren geleden ook de tekeningen van een rotsmuur en gebeitelde tekens in steen.

Raar ding’

‘Pas zo’n zesduizend jaar geleden begonnen we te lezen van papier. Evolutionair gesproken hebben we het dan over gisteren. Geen wonder dat onze hersenen soms nog moeite hebben met het lezen van een beeldscherm. Een ‘raar ding’ dat licht uitstraalt, en ons geen gevoel geeft van ritselend papier of het gewicht van het boek. Zelfs dat ritselende papier met letters erop is nog een erg recente uitvinding’, zegt Van der Vloed.

Dat tastbare gevoel van controle blijkt erg belangrijk in de manier waarop we onszelf oriënteren in een tekst. Wanneer we een boek lezen voelen we de dikte van de pagina’s die we al hebben gelezen in de linkerhand, en de pagina’s ‘nog te gaan’ in de rechter. Het omslaan van pagina’s met je vingers geeft je een fysiek gevoel van progressie en dat versterkt je geheugen.

Lopen door je leeslandschap

Omdat teksten niet puur uit losse woorden bestaan maar altijd onderdeel zijn van een context, doen onze hersenen iets handigs: ze zien een tekst als een landschap waar we doorheen lopen, zo legt wetenschappelijk tijdschrift Scientific American ons uit. Dat geeft ons herkenningspunten, denk aan de structuur in een tekst, de nummers op de pagina, de kopjes en illustraties in een artikel. Dit zorgt ervoor dat we door een tekst kunnen navigeren; in ons hoofd maken we een plattegrond van het ‘leeslandschap’.

Wanneer we lezen van een scherm, wordt deze intuïtieve navigatie vaak onderbroken. Sommige e-readers en tablets bootsen de leeservaring van een boek goed na, maar toch blijf je als lezer op die ene pagina voor je. Hoeveel pagina’s je ook hebt gelezen: een e-reader of tablet weegt altijd hetzelfde.

Je schijfruimte raakt op

Verschillende wetenschappelijke onderzoeken (de meest recente uit 2013) stellen daarom dat wanneer de navigeerbaarheid – en dus je context in een tekst – wordt beperkt door een scherm, je begrip van een tekst afneemt. Omdat je niet continu verbonden bent met het tastbare begin, einde en alles daartussenin, heb je meer moeite met het (terug)vinden van bepaalde informatie.

Daardoor wordt er een groter beroep gedaan op je werkgeheugen, en blijft er minder ‘schijfruimte’ over om de tekst te begrijpen. Andere onderzoeken rapporteren dat je door schermlezen de gelezen informatie wel onthoudt, maar minder langdurig dan van papier: het verschillen tussen ‘kennen’ en ‘weten’.

Opkomst van digitaal lezen

Je ziet: sinds de komst van de computer is er veel onderzoek gedaan naar lezen vanaf een beeldscherm. De eerste wetenschappelijke studies uit de tachtig lieten er geen twijfel over bestaan: lezen vanaf een computer haalt het niet bij lezen vanaf papier. Lezen vanaf papier gaat sneller, is minder belastend voor je cognitieve werkgeheugen, en je slaat de informatie beter op. Logisch: de eerste computerschermen lieten wat leesbaarheid zwaar te wensen over.

Maar de technologische ontwikkelingen zijn snel gegaan, met name de laatste jaren. Als je je bedenkt dat de eerste e-reader stamt uit 2004 en de eerste iPad uit 2010, dan is het vanzelfsprekend dat ook het lezen van een scherm is verbeterd. Niet alleen de technologie verbetert snel, de vormgeving van software en (mobiele) applicaties, en dus het leesgemak, doen dat ook. User Experience (UX) is niet voor niets een groeiend specialisme in de IT.

De Irex reader met e-inkt-technologie en een scherm van 10.2” bood meer ruimte om comfortabel digitaal te lezen voordat de iPad bestond. Al in 2008 begon DocWolves (de bouwers van Parlaeus) met het ontwikkelen van papierloos vergaderen gebaseerd op e-Readers.

Wat doen gewenning en cultuur?

In de onderzoeken is sinds de jaren negentig overigens een kleine shift te zien. Studies vóór 1992 concludeerden voornamelijk dat mensen langzamer en minder accuraat lezen van een scherm en de teksten minder goed begrijpen. De studies daarna geven minder consistente resultaten. Een kleine meerderheid blijft bij de oude school, maar een bijna net zo groot aandeel ziet weinig significante verschillen meer.

Of lezen van een beeldscherm per definitie moeilijker is dan van papier, is dus geen uitgemaakte zaak. Een nieuwe stroming onderzoeken kijkt bijvoorbeeld ook naar gewenning en cultuur. Onderzoek van Kretzschmar et al. (2013) stelt dat de meeste mensen nog steeds aangeven liever van papier te lezen, terwijl hetzelfde onderzoek niet aantoont dat lezen van digitale media moeilijker is.

Dit zegt volgens de onderzoekers meer over de mindset jegens het beeldscherm dan de daadwerkelijke leeservaring. Mensen nemen digitaal lezen minder serieus en zijn sceptischer: ze doen niet dezelfde ‘mentale moeite’ om een tekst te begrijpen.

Digitaal lezen is de nieuwe norm

Nu technologische ontwikkelingen en daarmee de gebruiksvriendelijkheid van schermen en digitale applicaties razendsnel verbeteren, is het niet ondenkbaar dat digitaal lezen de norm wordt. Ook op de werkvloer: de jongste generaties op de werkvloer worden niet voor niets ‘digital natives’ genoemd.

Dikke pakken papier

Met de opkomst van digitaal lezen heeft ook papierloos vergaderen haar intrede gedaan. Zeker binnen het gemeentebestuur. Begrijpelijk, gezien de enorme stapels documenten die wekelijks door het vergadercircuit worden geloodst.

Daarbij is er nog veel verschil in aanpak.  Waar de ene organisatie vergaderstukken als bijlage bij een e-mail verstuurt, kiezen anderen voor maatwerk vergaderoplossingen zoals Parlaeus. En daartussen in zijn nog tal van varianten denkbaar.

De leeservaring is daarbij één van de factoren die een rol speelt in de keuze voor een oplossing. Maar daarnaast zijn er ook andere overwegingen die ertoe leiden dat steeds meer gekozen wordt voor een maatwerk vergaderoplossing.

‘Waar stond dat ook alweer?…’

Vergaderstukken lees je namelijk nooit los, er bestaat altijd een context. Je moet ‘iets’ met die informatie, besluiten maken: arceren, argumenten uit de tekst halen, notities en je eigen gedachten toevoegen. Hoe groter de stapel documenten, hoe lastiger terug te vinden is wat je opgeschreven hebt.

Tenzij je een goede app hebt. Want je weg vinden in je vergaderstukken is een stuk makkelijker met een gespecialiseerde vergaderoplossing. Zeker als het gaat om de lange termijn: wat had je ook alweer opgeschreven bij het punt over die contracten met leveranciers? (Drie maanden geleden). Dan helpt een digitale zoekfunctie je beter dan 400 pagina’s doorbladeren.

Vergaderen doe je niet alleen

Bovendien geldt het sociale element: vergaderen doe je namelijk nooit alleen. Een gespecialiseerde vergaderoplossing is met geen andere reden gebouwd om het besluitvormingsproces voor jou en je collega-vergaderaars zo makkelijk mogelijk te maken.

Je weg vinden in je vergaderstukken is makkelijker met een gespecialiseerde vergaderoplossing.

Daardoor heb je altijd en automatisch de meest actuele versies van zowel de agenda als de vergaderstukken. Door het workflow-element kun je eenvoudig annotaties delen met collega’s, to do’s en besluitenlijsten maken en uitnodigingen versturen.

Collectief geheugen

Een vergaderapplicatie werkt bovendien als een collectief geheugen. Voor de vraag ‘wat hadden we daar ook alweer over besloten?’ doorzoek je met een muisklik het digitale archief, tijdens de vergadering zelf. Het doorspitten van het papieren archief hoeft niet meer.

Besluitvormingsproces

Tot slot zien steeds meer gemeenten het belang van integrale ondersteuning van besluitvorming. In zo’n integrale oplossing blijven documenten van idee tot e-depot in dezelfde digitale omgeving. Er komt geen papier meer aan te pas, zelfs niet voor het zetten van een handtekening. Hoe meer papier wordt uitgebannen, hoe belangrijker het wordt dat de digitale equivalent zo goed mogelijk leest.

We gaan digitaal

Digitalisering is onvermijdelijk en bovendien biedt technologie onomstotelijke voordelen voor de workflow, zowel tijdens als ná het lezen. De praktijk is: we gaan digitaal.

Dus aan beleidsmakers en andere opstellers van digitale documenten de taak om digitaal lezen zo makkelijk mogelijk te maken. Veel winst valt namelijk al te behalen in de opmaak van digitale documenten. Hoe? Binnenkort verschijnt deel 2 van deze serie met uitgebreide tips en een handige downloadbare PDF waarmee je snel kunt zien hoe je documenten moet opmaken voor online lezen.