Documenten lezen op een iPad, tablet of laptop is niet altijd even prettig. Dat komt omdat ze vaak nog opgemaakt zijn om te lezen vanaf geprinte A4-vellen. Tijd dus om de digitale knop om te zetten. Als beleidsmedewerkers die stukken schrijven zich aan deze negen opmaaktips houden, wordt lezen van digitale documenten voor bestuurders, directeuren en managers een stuk prettiger.
Digitalisering is onvermijdelijk. We lezen dagelijks – en moeiteloos – de laatste roddels en nieuwsberichten van onze telefoon, tablet of computer. Digitaal lezen wordt de norm. Toch gaat het vaak mis als we digitale werkdocumenten moeten lezen van het scherm. Vaak zijn deze slecht leesbaar van de tablet of computer. Dus: we printen ze uit. Zonde.
Wat doen onze ogen als we lezen en waarom lezen we beter van papier dan van een scherm? Wat betreft de leesbaarheid van een scherm valt er al enorme winst te behalen in de opmaak van digitale documenten.
Niet alleen om papier te besparen, maar ook om je rol als beleidsmedewerker of management support beter in te vullen. Jouw rol is immers om het je opdrachtgever in zijn werk zo makkelijk mogelijk te maken, bijvoorbeeld door de leesbaarheid van diens stukken te verbeteren. Hoe je dat doet, leggen we je hier uit.
Het verschil tussen iPad en papier
Het probleem met veel digitale documenten op de werkvloer is dat ze vaak gewoon in Word worden getypt. Digitale stukken zijn dus vaak een kopie van de geprinte versie en worden niet aangepast aan het scherm.
In een vergaderoplossing worden documenten automatisch geconverteerd naar een PDF-bestand: een ‘bevroren versie’ van het originele document. En dan geldt: garbage in is garbage out. Een goede opmaak is dus cruciaal.
Bart van der Griendt, Senior UX Designer.
‘Dat zet je lezer gelijk op achterstand’, legt Bart van der Griendt uit, grafisch vormgever en Senior UX Designer bij FriendlyUsers. ‘Het belast de hersenen aanzienlijk en maakt informatieopname daardoor moeilijker. Zeker bij langere teksten als onderzoeksrapporten of beleidsstukken moet je zorgen dat het oog niet moe of verveeld raakt.’ De volgende opmaaktips helpen daarbij.
Navigatie: geef oriëntatiepunten
Een iPad voelt nou eenmaal niet hetzelfde als een stapel papier in je handen. Maar daarom op elke pagina glashelder waar de lezer zich in de tekst bevindt. Hij ‘voelt’ in het digitale document immers minder goed waar hij gebleven is.
- Houd een heldere paginanummering aan. Belangrijk is dat je dit buiten de zetspiegel aangeeft, het ‘blok’ in het document waar de tekst in staat.
- Geef de kop- of voetregel aan in welk hoofdstuk de lezer zich bevindt.
- …
Meer tips onder het formulier
Schrijf je in voor de gratis nieuwsbrief
en ontvang deze poster met opmaaktips.
Regellengte: 10-12 woorden
Willen onze hersenen soepel doorlezen, dan is een lengte van 10-12 woorden per regel optimaal. ‘Bij deze lengte verspringen onze ogen het makkelijkst van het einde van de ene regel naar het begin van de volgende. Wordt de regel langer of korter, dan hebben we meer moeite om het begin van de volgende regel te vinden’, legt Van der Griendt uit.
Hier gaat het vaak mis. En dat heeft niet per se te maken met menselijk handelen. Veel beleidsdocumenten worden gemaakt in een normaal Word-document, dat standaard een regellengte van 15 tot 20 woorden hanteert. Prop dus niet te veel tussen twee kantlijnen: pas de regellengte aan.
Regelafstand: groter dan je letter
Een grove stelregel: hoe langer je regellengte, hoe groter de regelafstand moet zijn. Ook hier geldt: het oog moet de sprong maken van de ene naar de andere regel. De juiste regelafstand maakt het makkelijker om een tekst te scannen. Is deze te klein, dan gaan je ogen knijpen (vermoeidheid!). Te groot? Dan lijkt de tekst uit losse delen te bestaan. De optimale regelafstand
ongeveer 125 procent van je fontgrootte. Dus 10/13pt, 11pt/14pt, 12/15pt, 13/16pt, 14/17pt, 15/19pt en 16/20pt. Meer weten? Duik dan dit artikel in over de balans tussen regellengte en lettergrootte.
Gebruik ‘het wit’
De witte, lege delen op een pagina geven je lezer ruimte. Waarom? Het dwingt het oog in de juiste richting: naar de tekst. Gebruik dus:
- Witregels tussen de alinea’s (gebruik 4-7 regels per alinea)
- Witregels tussen de koppen/subkoppen en alinea’s
- Laat je tekst links uitlijnen. Een uitgevulde of gecentreerde tekst ziet er misschien kek uit, maar is niet praktisch. De rafelrand aan de rechterkant werkt namelijk als een gids voor het oog; door het verschil in regellengte heb je een beter idee ‘waar je was gebleven’.
Gebruik visuele elementen
Behalve redactionele elementen als koppen en tussenkoppen, kun je ook visuele elementen gebruiken zoals strepen en kaders. Ook die helpen de lezer intuïtief onderscheid te maken tussen wat wel en niet belangrijk is.
Lettertype: gebruik een schreefletter
Hoe jolig sommige lettertypes er ook uitzien, voor de leesbaarheid kun je maar beter kiezen voor iets degelijks. Kies voor langeafstandslezen altijd een ‘schreefletter’, een lettertype met kleine dwarsstreepjes aan het einde van de letter. Deze ‘schreefjes’ zijn bijna allemaal horizontaal en leiden je ogen automatisch in de horizontale leesbeweging. Meer uitleg vind je in dit artikel over webtypografie.
Lettergrootte: 14 -16 pt voor de tablet
De grootte van de letters is cruciaal voor de leesbaarheid op iPad, tablet of laptop. Een normaal A4-document in een tekstverwerker – het formaat waar de meeste officiële documenten in worden gemaakt – heeft een optimale fontgrootte van 10 tot 12 pt. Dat geldt voor de normale ‘leesafstand’ tussen oog en papier.
Een tablet heeft diezelfde leesafstand, dus de grootte van de letters zou daarop ook 10 tot 12 pt moeten zijn. Maar let op: een tablet of een iPad is slechts 70 procent zo groot als een A4’tje. De app verkleint de pagina dus flink, óók de grootte van de letters.
Om dat te compenseren, kun je de fontgrootte in het Word-document verhogen. Als je in Word werkt met een fontgrootte van 14-16 pt, is het eindresultaat op een tablet ongeveer 10 tot 12 pt. Bijkomend voordeel: met zulke grote letters worden je regels automatisch minder lang.
Contrast: gebruik geen zwart, maar grijs
Een sleutelfactor in de leesbaarheid van je tekst is een helder contrast van letter en achtergrond. ‘Een goed contrast leidt tot een soepel leestempo en een goed scanbare tekst,’ legt Van der Griendt uit. ‘Van een slecht contrast ga je knijpen met je ogen. Resultaat: sneller moe, sneller afgehaakt. Voor digitale documenten is het daarom goed om de standaard zwarte letter te vervangen door een donkergrijze. Dat geeft de ogen iets meer rust.’
Breng hiërarchie aan (en wees consequent!)
Beleidsdocumenten van 78 pagina’s die binnen twee uur doorgenomen moeten worden, schreeuwen om een goede structuur. Structuur betekent overzicht. En een tekst die snel ‘doorgenomen’ moet worden, moet dus scanbaar zijn. Zorg dus voor een superheldere navigatiestructuur: gebruik koppen, subkoppen en alineakoppen en breng informatie die los staat van de tekst bijvoorbeeld onder in kaders.
Structuur: het lijkt een open deur, maar is toch de moeite van het vermelden waard. Want hoewel de meeste makers van officiële documenten dit heus wel doen, blijft het regelmatig hangen op het consequente gebruik ervan, merkt Van der Griendt in de praktijk: ‘Je hersenen hebben dit nodig om elementen te herkennen en hieraan gewend te raken. Die gewenning bepaalt welke delen je wel of niet leest.’ Denk dus van tevoren na over hoeveel lagen de tekst heeft, en hoe je de ‘belangrijkheid’ ervan aangeeft. Het liefst heeft de organisatie hier richtlijnen voor of zelfs een sjabloon.
Download de gratis poster met alle opmaaktips
Vond je deze tips nuttig? Stuur ze door naar je collega’s!
DocWolves ISO certificering
